1. Definitions

In these terms, unless the context requires otherwise:

- "Claim Expert", "we", "us", "our" means [registered company name] (Registration No. 200202286407), an authorised Financial Services Provider, FSP 44156, trading as Claim Expert and operating the brands RENASA+ LICENCE DISC RENEWAL, TRAFFIC FINES MANAGEMENT AND POTHOLE CLAIMS.

- "Portal" means the Claim Expert online self-service portal accessible at claimexpert.site and any related sub-domains, apps or interfaces.

- "Member" / "you" / "your" means the natural or juristic person registered to use the Portal and the Services, whether registered individually or in bulk by a sponsoring client.

- "Member Pool" / "Client" means an organisation (for example an insurer, loyalty programme or employer) that registers beneficiaries in bulk on the Portal.

- "Services" means the RENASA+ LICENCE DISC RENEWAL, TRAFFIC FINES MANAGEMENT AND POTHOLE CLAIMS, individually or collectively, as activated on your profile.

- "Membership" means your active, paid-up entitlement to one or more Services.

- "Beneficiary" means a person entitled to use a Service.

- "NaTIS" means the National Traffic Information System.

2. About us and these terms

2.1  Claim Expert is an authorised Financial Services Provider (FSP 44156). The Services are administrative and intermediary services; they are not, and should not be construed as, insurance, legal representation in court, or a guarantee of any outcome.

2.2  By registering for, accessing or using the Portal or any Service, you agree to be bound by these terms. If you do not agree, do not use the Portal.

2.3  If you were registered in bulk by a Client (for example an insurer or loyalty programme), your use of the Portal is still governed by these terms, and you confirm that you accept them when you first log in or use a Service.

2.4  These terms are entered into electronically and constitute an agreement in terms of the Electronic Communications and Transactions Act 25 of 2002.

3. Eligibility and membership

3.1  You must be at least 18 years old and legally capable of contracting.

3.2  The Services apply only to privately owned vehicles registered in South Africa, unless we agree otherwise in writing.

3.3  Your Membership must be active and fully paid up at the relevant time for the applicable Service to apply. The specific timing requirement is set out in each service-specific section.

3.4  You are responsible for ensuring that the information on your profile , including your South African ID number, vehicle registration details, contact number and email address , is accurate and kept up to date. We are not responsible for Services that cannot be delivered because your information is incorrect, incomplete or out of date.

4. Your portal account

4.1  You are responsible for keeping your login credentials confidential and for all activity that occurs under your account.

4.2  You must notify us promptly of any unauthorised use of your account or any security concern.

4.3  We may suspend or restrict access where we reasonably suspect unauthorised, fraudulent or unlawful use.

5. Fees and payments

5.1  Membership fees, Service fees and any applicable surcharges are as communicated to you (or to your sponsoring Client) and as displayed on the Portal from time to time.

5.2  Where a Service requires a payment (for example, settling a fine, paying a licence renewal cost, or an agreed surcharge), the amount will be displayed on your profile for your approval before processing.

5.3  Payments made through the Portal are processed via [payment provider]. We do not store your full card details.

5.4  Any discount, reduction or recovery we negotiate or obtain is for your benefit. Save where a surcharge is expressly disclosed and approved, Claim Expert does not retain any part of a settlement, discount or recovery (see the service-specific terms).

6. Communications and notifications

6.1  By registering, you consent to receive Service-related notifications from us by SMS, email and/or via the Portal, including fine notifications, renewal reminders, claim updates and account messages.

6.2  We can only proactively notify you of information (such as fines) that is available to us through databases we are able to integrate with. We do not guarantee that every relevant event will be detected or notified.

6.3  You may opt out of non-essential marketing communications at any time; you cannot opt out of essential Service and account notifications while you remain a Member.

7. Data protection (POPIA)

7.1  We process your personal information in accordance with the Protection of Personal Information Act 4 of 2013 (POPIA) and our Privacy Policy [link].

7.2  By using the Services you consent to us collecting, processing and sharing your personal information (including your ID number and vehicle details) with relevant third parties , such as traffic and licensing authorities, road agencies, payment providers, couriers and our administrative partners , to the extent necessary to deliver the Services.

7.3  You may request access to, correction of, or deletion of your personal information by contacting our Information Officer at infoofficer@claimexpert.co.za. Some information must be retained where required by law or to administer active matters.

8. Disclaimers and limitations

8.1  No guarantee of outcome. We use reasonable skill and care, but we cannot and do not guarantee the performance of traffic departments, licensing authorities, road agencies or any other third party, nor any particular discount, recovery or turnaround.

8.2  Your legal obligations remain yours. You remain responsible at all times for complying with all applicable traffic, road and other laws (including the National Road Traffic Act, the AARTO Act and related legislation). The Services do not relieve you of any legal duty or liability.

8.3  To the maximum extent permitted by law, our total liability arising from or in connection with the Services in any 12-month period is limited to the fees you paid us for the relevant Service in that period. We are not liable for indirect, incidental or consequential loss.

8.4  Nothing in these terms excludes or limits any liability that cannot lawfully be excluded or limited, including under the Consumer Protection Act 68 of 2008.

9. Your rights under the Consumer Protection Act

9.1  These terms do not limit any right you have under the Consumer Protection Act 68 of 2008 (CPA). Where any term is inconsistent with the CPA, the CPA prevails to the extent of the inconsistency.

9.2  Provisions in these terms that limit risk or liability are drawn to your attention by being identified clearly within each section.

10. Indemnity

You indemnify us against any loss, claim or liability arising from your breach of these terms, your provision of inaccurate information, or your failure to comply with applicable law.

11. Intellectual property

The Portal, the Claim Expert brand, the RENASA+ LICENCE DISC RENEWAL, TRAFFIC FINES MANAGEMENT AND POTHOLE CLAIMS marks, and all related content are owned by or licensed to Claim Expert. You may use them only as needed to use the Services.

12. Suspension and termination

12.1  You may cancel your Membership on [notice period / process].

12.2  We may suspend or terminate your access where you breach these terms, where your Membership lapses, or where required by law. Matters already validly initiated while your Membership was active will be handled in accordance with the applicable service terms.

13. Changes to the Services and these terms

13.1  We may amend these terms from time to time. Material changes will be communicated to you and/or posted on the Portal. Continued use after a change constitutes acceptance.

13.2  We reserve the right to adjust a Service offering where changes in the requirements of an Issuing Authority, road agency or other authority have a material impact on the commercial model, on reasonable notice to you.

14. Governing law and disputes

14.1  These terms are governed by the law of the Republic of South Africa.

14.2  We aim to resolve complaints directly , please contact us first at queries@claimexpert.co.za. As an FSP, our FAIS complaints process is available at [link], and unresolved complaints may be referred to the relevant Ombud.

14.3  Failing resolution, disputes are subject to the jurisdiction of the South African courts (or to arbitration where a service-specific term so provides , see the RENASA+ LICENCE DISC RENEWAL, TRAFFIC FINES MANAGEMENT AND POTHOLE CLAIMS terms).

15. General

15.1  If any provision is found unenforceable, the remaining provisions continue in force.

15.2  Our failure to enforce a right is not a waiver of that right.

15.3  Contact: Claim Expert, Unit 1, The Station Offices, 299 Pendoring Road, Blackheath, 2195, info@claimexpert.co.za, 0860 111 166.

Part B , Fine Support Terms (Discounted Fines Self-Service Portal)

These terms apply in addition to the Master Terms in Part A.

B1. The service

Fine Support provides a self-service channel to receive notifications of traffic fines issued on your South African ID number, to view and pay those fines through the Portal, and to benefit from any fine reductions we are able to negotiate. The service includes:

- Automatic notification of new fines posted to your profile, by SMS, email and/or on the Portal.

- An online payment facility to settle fines.

- The benefit of any discount we negotiate, passed directly to you.

- Removal of the queues and admin burden of dealing with traffic departments.

B2. How it works

- Once registered, you receive a welcome email and/or SMS with login instructions for the Client Portal.

- Within 1-2 weeks, fines issued on your South African ID number that are posted to databases we can access are loaded onto your profile, and you are notified by SMS and/or email.

- You view fine details on the Portal and settle them using the online payment facility.

- Any discount we negotiate is applied to your benefit.

- You continue to receive notifications whenever new fines are posted to your ID number.

B3. Discounts

3.1  We will try our best to secure discounts, but discounts are not guaranteed.

3.2  Discount levels depend on the type of offence, the age of the fine, and the issuing authority/area.

3.3  All AARTO fines are discounted by 50%, except No Admission of Guilt (NAG) offences and Enforcement Orders.

3.4  Any discount negotiated is for the benefit of the Member.

B4. Notifications and database limitations

We can only proactively notify you of fines that are posted on databases we are able to integrate with. Fines that are not posted to an accessible database may not appear on your profile, and we are not responsible for those.

B5. Membership timing

Your Membership must be current at the time the fine is issued for discounts to apply.

B6. Exclusions and your responsibilities

6.1  Demerit points. This service does not include assistance with reducing AARTO demerit points. We cannot reduce demerits once a fine is issued.

6.2  NAG offences. The standard service excludes representation for NAG offences. We will notify you of NAG fines, but you must contact the issuing authority directly. Where we are able to assist with a NAG matter, a surcharge will be communicated for your approval before we proceed.

6.3  Geographic limit. The service is limited to traffic fines issued within South Africa.

6.4  Vehicles. Service and rates apply only to privately owned vehicles.

6.5  Legal compliance. You remain responsible for complying with all traffic laws and regulations at the time of the offence (the Roads Acts and other relevant legislation).

6.6  Performance. This service cannot guarantee the performance of traffic departments or other authorities.

Part C , RENARENASA+ SA LICENCE DISC RENEWAL, TRAFFIC FINES MANAGEMENT AND POTHOLE CLAIMS Terms (Vehicle Licence Disc Renewals)

Claims handled by ClaimSupport. These terms apply in addition to the Master Terms in Part A.

C1. The service

RENASA+LICENCE DISC RENEWAL, TRAFFIC FINES MANAGEMENT AND POTHOLE CLAIMS provides a no-hassle channel to renew your South African vehicle licence disc(s), removing the queues, admin and risk of penalties associated with dealing with Traffic Departments or the Post Office. Benefits:

- Relief , no queues or admin in dealing with the Traffic Department or Post Office.

- Recoveries , while you are covered, we protect you from having to pay penalty fees or fines for an expired licence disc (subject to clause C5).

- Representation , full administrative support for all licence renewal issues.

C2. How it works

- Members are bulk registered on the RENASA+ LICENCE DISC RENEWAL, TRAFFIC FINES MANAGEMENT AND POTHOLE CLAIMS self-service portal.

- You add your licence disc renewal(s) to your portal profile.

- Six (6) weeks before expiry, you receive an expiry notification , provided your Membership is still active.

- We update the renewal cost on your profile.

- You make payment online via your profile.

- We send you the official NaTIS receipt.

- You receive a copy of the new licence disc by email.

- The original disc is delivered by courier to your chosen address.

- The service covers all areas in South Africa.

- Renewals include discs that have already expired (penalties may be added by Registering Authorities , see C5).

C3. Service level commitment

We will renew the vehicle licence within 6 weeks of receiving all required information, documentation and payment from you.

C4. Issuing Authority variations

Not all Issuing Authorities operate in the same way. The process above reflects how most Issuing Authorities in the main centres operate. Where an Issuing Authority's process differs, we will inform you accordingly during the renewal process.

C5. Your responsibilities and limits

5.1  You remain responsible for settling outstanding traffic fines, which could otherwise prevent us from renewing your licence disc.

5.2  For already-expired discs, Registering Authorities may add penalties; where these arise from circumstances outside the covered service, they may be for your account.

5.3  We reserve the right to adjust the service offering where changes in Issuing Authority requirements have a material impact on the commercial model.

Part D , RENASA+  LICENCE DISC RENEWAL, TRAFFIC FINES MANAGEMENT AND POTHOLE CLAIMS Terms (Pothole Damage Claims)

Claims handled by ClaimSupport. These terms apply in addition to the Master Terms in Part A.

D1. The service

RENASA+ LICENCE DISC RENEWAL, TRAFFIC FINES MANAGEMENT AND POTHOLE CLAIMS helps Members recover funds from road agencies for vehicle damage caused by potholes. Our team manages the claim and handles the administration required to present a bona fide claim, drawing on extensive administrative and legal experience. What is included in the event of a claim:

- No limit on recovery , recovery covers all damage caused by or because of a pothole.

- No excess payable.

- Telephonic assistance and advice on preparing a claim.

- Arranging an initial assessment with a qualified assessor where required.

- Case management of the claim.

- All administration required to present a bona fide claim.

- Up to 100% pay-out of all successful claims , ClaimSupport does not retain any part of the settlement paid by the road agency.

D2. How it works

- Where applicable, your Client supplies a bordereau (first name, last name, valid South African ID number, mobile number, email) and you are pre-registered on your dedicated claims site, receiving a welcome SMS and/or email.

- If you suffer pothole-related damage, you log the claim on your claims site.

- Once you have uploaded all required documents and claim requirements, ClaimSupport evaluates the merits and advises on the worth of proceeding.

- If the merits are deemed non-valid, we send you a letter explaining the exact reasons.

- If valid, we arrange the necessary consultations and opinions the claim manager considers necessary.

- We attend to reasonable queries and requests for further particulars in pursuit of settlement.

- We assist with all necessary administrative support and document preparation.

- We follow up with the relevant road agency to obtain the required compensation.

- You can track progress throughout on your claims site.

D3. Documentation you must provide

To submit a claim, you must provide at least:

- ID Document

- Valid Driving Licence

- Address reference of the pothole

- Vehicle registration document (NaTIS)

- Photograph of the pothole

- Registration details of the vehicle

- Exact GPS co-ordinates of the pothole location

- SAPS affidavit describing the incident

- Photograph of the damage caused by the pothole

- Three written repair quotes , or, if already repaired, the final repair invoice plus proof of payment

- If insured: a letter from your insurer confirming the damage was not claimed from them

- If not insured: a police affidavit confirming there is no insurance cover on the vehicle damage

Requirements may vary by road agency, and we may request additional information, including road-agency-specific claim forms supplied to you once the claim is registered.

D4. Who may claim

A valid beneficiary of RENASA+ LICENCE DISC RENEWAL, TRAFFIC FINES MANAGEMENT AND POTHOLE CLAIMS at the time of initiating a claim.

D5. Limits of service , no service will be provided where:

5.1  The damage is on a road outside the borders of the Republic of South Africa (service is limited to vehicle damage caused by a pothole on a road within South Africa).

5.2  You have already claimed, or are in the process of claiming, for the damage from your insurer.

5.3  The incident is not reported to us within 5 (five) working days of the incident.

5.4  The assessor does not substantiate the merits of the case. If you disagree, or there is material conflict between your assessment and the assessor's, the case is referred to the ClaimSupport Arbitration Panel (an admitted attorney and a tyre Support from a leading tyre retailer). The Panel's decision is final and binding on all parties, and ClaimSupport is not responsible for costs of the referral.

5.5  Costs are incurred from you being approached by an outside party without ClaimSupport's written consent , these are not covered.

5.6  You obtain outside second opinions , you are free to do so, but the costs are not for ClaimSupport's account unless approved in writing in advance.

5.7  Your Membership is not fully paid up at the time of the incident.

5.8  You did not, at the time of the incident, comply with all legal and regulatory requirements of the Roads Acts of South Africa and other relevant legislation.

D6. No guarantee of recovery

ClaimSupport does not guarantee recovery from the relevant road agency but will endeavour to obtain the best possible settlement for the beneficiary.

D7. Service level commitment

The claim is activated once you have registered it with RENASA+ LICENCE DISC RENEWAL, TRAFFIC FINES MANAGEMENT AND POTHOLE CLAIMS There is then a 5-20 working day turnaround for an initial response from the road agency, measured from receipt of all supporting documentation. A final outcome can take from 6 weeks to 6 months and in some cases longer depending on the responses from the road agency.